Slimmer werken

De laatste maanden is een scala aan congressen voorbij gekomen over het onderwerp ‘slimmer werken’. Maar wat is dat eigenlijk? Is het iets nieuws? Kunnen wij het leren? Moeten we eigenlijk wel slimmer gaan werken? Een overzicht.

Slimmer werken betekent goed omgaan met informatie
Het ontstaan van internet is de grootste innovatie van de afgelopen eeuw en heeft een enorme impact gehad op een groot gedeelte van de mensheid. Hierdoor is veel informatie beschikbaar gekomen die voorheen alleen na moeilijk zoeken beschikbaar was. De schatting is dat over ca. 10 jaar het internet over net zoveel informatie beschikt als het menselijk brein kan bevatten. Tel daar nog een keer 10 jaar bij op en het internet beschikt over net zoveel informatie als het collectieve brein van de totale wereldbevolking. De keerzijde hiervan is dat we vanwege de enorme groei van de hoeveelheid informatie door de bomen het bos niet meer zien. Voor veel bedrijven vormt juist dit de uitdaging voor de toekomst, want informatie wordt pas bruikbaar als het kennis oplevert. En goede toepasbare kennis is geld waard.

Slimmer werken betekent plaats- en tijdonafhankelijk werkenVoor de industriële revolutie werkten mensen over het algemeen in en om huis. Door de ontwikkeling van machines konden activiteiten die voorheen handmatig thuis werden gedaan veel sneller en grootschaliger plaatsvinden. Voorwaarde was wel dat mensen naar fabrieken toe moesten om daar het werk te doen. Nu zien we in onze westerse samenleving weer een tegenovergestelde beweging ontstaan. Mede door de komst van internet verschuiven we van een industriële samenleving naar een digitale samenleving, waardoor de mogelijkheid ontstaat om weer van huis uit te werken.

Slimmer werken betekent ánders werken
Door alle veranderingen die de laatste decennia op ons afgekomen zijn moeten we onze traditionele manier van werken overboord zetten. Dit betekent niet dat we onze oude manier van werken moeten digitaliseren, maar betekent dat we op een goede manier gebruik maken van de ongekende mogelijkheden van de Informatie- en Communicatie Technologie (ICT). Op een geheel blanco manier, onafhankelijk van wat we al weten, moeten we ons werk opnieuw gaan inrichten. Hier ligt vooral een grote uitdaging.

Slimmer werken betekent een nieuwe hiërarchische verhouding
Binnen bestaande organisaties kan nog het nodige aan de manier van werken worden verbeterd. Te starten bij de aansturing waarbij mensen worden uitgenodigd om zelfstandiger te werken en eigen verantwoordelijkheden te nemen. Mensen moeten ook uitgedaagd worden om zich vanuit hun passie voor hun vak verder te blijven ontwikkelen om in te kunnen spelen op de snelle veranderingen. Alleen dan zullen we in staat zijn om als organisatie flexibel te blijven, met als bijkomstigheid dat we ook de ouderen langer aan het werk kunnen houden.

Slimmer werken betekent samenwerkenDe tijd dat de bedrijven steeds groter werden is voorbij. Na jaren van fusies en overnames zullen we juist steeds meer de tegenovergestelde beweging gaan zien. Door de snelheid en de toenemende complexiteit van onze omgeving wordt de behoefte om daar snel op in te kunnen spelen cruciaal om te overleven. Logge en bureaucratische bedrijven zullen, net als de dinosauriërs, de 21e eeuw niet overleven. Kleinere bedrijven zijn beter in staat om snel en flexibel te reageren. Voorwaarde is wel dat bedrijven goed met elkaar gaan samenwerken omdat kleinere bedrijven niet alle expertise onder een dak hebben. Iedere schakel in de keten heeft zijn eigen kennis en kunde en opereert vanuit eigen kracht. Naar mate we beter in staat zijn om met anderen samen te werken zal de complexiteit beheersbaar blijven.

Slimmer werken betekent ook anders communiceren
Bij de nieuwe manier van werken, waarbij eigen verantwoordelijkheid nemen belangrijk is, hoort ook een andere manier van communiceren. Dat betekent zeggen wat in je op komt maar wel met respect voor de ander, op een eerlijke en open manier. Iemand op een botte manier tegemoet te treden heeft misschien ooit gewerkt in een sterk hiërarchisch ingerichte organisatie, maar zal nooit werken in een relatiegerichte netwerkorganisatie.

Slimmer werken betekent trail and error
Willen we optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van het digitale tijdperk dan moeten we blijven vernieuwen en onszelf voortdurend uitdagen om over onze eigen grenzen heen te kijken. Een onderzoekende, nieuwsgierige en creatieve houding van mensen is daarbij een belangrijke voorwaarde. Om dit te bereiken is het zaak om waardering te hebben voor diversiteit en niet bang te zijn om iets nieuws uit te proberen. In een omgeving van slimmer werken is het toegestaan om fouten te maken, daar kunnen we alleen maar van leren.

Slimmer werken begint bij het onderwijs
Zolang we onderwijs blijven geven vanuit het ‘industriële tijdperk’-denken zullen we onvoldoende in staat zijn mensen af te leveren die in staat zijn om in de nieuwe vormen van samenwerken te opereren. Helaas worden we in Nederland nog teveel opgeleid tot werknemer en niet tot ondernemer. Ook in het onderwijs is een omslag noodzakelijk. De nieuwe generatie werkers heeft al een belangrijke voorsprong omdat zij beter in staat zijn om gebruik te maken van ons collectieve geheugen. Willen we deze eigenschap optimaal benutten is het ook van belang om de nieuwe generatie te leren zelfstandig te denken, hun eigen verantwoordelijkheid te nemen, keuzes te leren maken en actief te gaan handelen.

Slimmer werken loont
Onderzoek van bureau EIM onder 650 kleine en middelgrote bedrijven toont aan dat bedrijven die actief aan de slag gaan met 'slimmer werken' zo'n 9% hogere productiviteit laten zien. Hierbij gaat het vooral om kleine verbeteringen in het arbeidsproces zoals herverdeling van taken, flexibel roosteren en taakroulatie, waarbij vooral de inspraak van de medewerkers van belang is.

Slimmer werken betekent menselijker werkenDe belangrijkste conclusie die ik toch nog te weinig gehoord heb in alle congressen is dat 'slimmer werken' vooral gericht moet zijn op menselijker werken. Vaak wordt de nadruk gelegd op slimme technologische snufjes, maar dat is niet de kern waar het om draait. Zodra mensen meer zeggenschap en sturingsmogelijkheden krijgen over hun eigen handelen voelen ze zich prettiger en presteren daardoor beter. Dat is wat de cijfers vooral laten zien.

Hoe pakken we het aan?
De productiemiddelen van het industriële tijdperk waren: arbeid, kapitaal en grond. Die van de 21e eeuw zijn: kennis, relaties en creativiteit. Als we dit verschil inzien en dat we hieraan moeten werken is de eerste stap al genomen. De volgende stap is kennis opdoen bij deskundigen en andere organisaties. Maak er vervolgens samen met de mensen op de werkvloer een thema van binnen de organisatie. En vergeet daarbij vooral de aansturing niet waarbij de mentaliteit en houding van de leiders als voorbeeld moeten dienen voor de rest van de organisatie. Alleen dan kunnen we slimmer werken echt laten werken.

Ben jij al een werknemer 2.0?
Test zelf hoe slim jij werkt.